メール添付のエクセルファイルが開かないと言われた時の原因と対策

メール添付のエクセルファイルが開かない

会社でパソコンの不具合対応、及びサーバーのメンテナンスをしています。
サポートをしている会社より、不具合対応依頼の電話がありました。内容は以下のとおりです。

考えられる原因は何でしょう。という依頼です。考えられる原因は３つです。

考えられる３つの原因

原因その１

添付しているエクセルファイルの拡張子が xlsx ならば「先方のエクセルのバージョンが低いため開けない」というものです。先方のエクセルのバージョンが 2003 以前だと発生します。

原因その２

添付したエクセルファイルが破損している。または、他のエクセルファイルを参照する書式が埋め込まれている。

原因その３

そもそも開こうしているパソコンにエクセルがインストールされていない。「そんな初歩的な事…」と思われるかもしれませんが、この事例は実際に経験したことがあります。

ご年配の従業員の方は、エクセルがインストールされているかどうか理解せず操作されている方も多いのです。

この問題の対策

相手のエクセルバージョンが低いことを考えて、再度送る場合は、保存するときに拡張子を xls を選択し保存したものを添付するのが一番多い解決方法です。しかし、これだと、「その2」、「その3」が原因であった場合、3回目の対応をしなければなりません。

私が提案した方法は「PDF」に変換して添付するというものです。PDF を閲覧するためには、「Adobe Acrobat Reader」がインストールされてないければなりません。

しかし、これは無料ですぐにインストールできるアプリケーションです。もしインストールされていなくても、簡単に閲覧できる状態にできるのです。

もしこれが、エクセルがインストールされていないのが原因だった場合、話がややこしくなってしまいます。先方もすぐには対応できないばかりか、数万円の費用まで発生してしまう可能性もあります。

同じことを言われないための対策

書類を送る場合、先方に確認してPDF でなるべく送るようにするのが良いと思います。エクセルファイルは、間違って数字をいじってしまって問題になることもあります。PDFは簡単には変更ができない仕様ですので、そのような問題は発生しにくいと言えます。

しかしながら、エクセルでなければ送れない書類もあると思います。その場合は、先方に「エクセル2007以上のバージョンで閲覧してください」という言葉を添えるのが良いです。

もしくは、拡張子を xls にして送るのが一般的です。

ここで、同じようなクレームがほぼ来なくなる手段があります。それは…

そして文言として、「エクセル形式、PDF形式の両方のファイルを送らせて頂きます」とそえるのです。

相手に確認せずとも、ほぼ確実に閲覧できる書類を送る事ができます。また、先方の使用用途に必ず合致するので、再送依頼もありません。

同様のクレームと対策

また同じように「ワードのファイルが開かない」というものがあります。これもエクセルと同じように対応することで対策ができます。

また「動画が再生できない」というものもよくありました。これに関しては「コーデック」と言われる再生するために必要なプログラムがインストールされていない事が原因である場合が多いのです。

メール添付でファイルを送る場合には、以下のどちらかを実行する事によりクレームを最小限に減らすことができます。